Vođenje udruge zna izgledati kao dvije potpuno različite igre. S jedne strane je “misija” projekti, članovi, volonteri, akcije na terenu. S druge strane je papirologija koju zakon traži bez obzira koliko je udruga mala: popis članova, popis imovine, financijsko izvješće, zapisnici sa skupštine. Ta druga igra nikome nije zabavna, ali kad dođe rok (za FINA-u, za natječaj, za nadzor), upravo ona odlučuje je li udruga “u redu” ili nije.
Prošli smo kroz zakonske obveze koje se najčešće spominju u kontekstu malih i srednjih udruga i pogledali kako ih, modul po modul, pokriva UdrugaPlus aplikacija u kojoj udruga sve to vodi bez potrebe za posebnim tehničkim znanjem.
1. Popis imovine i obveza
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/14, 114/22) u članku 20. izričito traži da neprofitna organizacija popiše svoju imovinu i obveze i to nije preporuka, nego obveza čije kršenje zakon posebno sankcionira. U praksi to znači: popis dugotrajne imovine po vrsti, godini nabave i vrijednosti, te popis obveza (dugovanja, krediti, nedospjele obveze) prema vjerovnicima.
Problem je što se ovo najčešće vodi u Excel tablici koja se ažurira jednom godišnje, uz paniku, tik prije predaje izvještaja.
Kako UdrugaPlus to rješava: dva zasebna modula, Imovina i Obveze. Imovina bilježi naziv, godinu nabave, vrijednost, lokaciju i status (u uporabi / otpisano), s datumom otpisa odvojenim od same oznake korisno za praćenje amortizacije. Obveze bilježe vjerovnika, vrstu, iznos, datum nastanka, rok dospijeća i je li podmireno. Oba modula imaju izvoz u Excel, tako da knjigovođa dobije uredan popis umjesto da ga sastavlja iz papira.
2. Popis članova (Evidencija)
Udruga po definiciji postoji zato što njeni članovi to žele, a zakon i statut redovito traže da udruga u svakom trenutku znade tko su joj članovi, s osnovnim podacima potrebnim za komunikaciju, glasanje na skupštini ili dokazivanje statusa (npr. za potvrdu članstva prema natječaju ili Erasmus+ prijavi).
U praksi to je često tablica koja živi na tri različita računala, u tri verzije, s podacima koji se ne poklapaju.
Kako UdrugaPlus to rješava: modul Evidencija jedna baza po udruzi, s vrstama profila koje udruga sama definira (Član, Volonter, Donator, Zaposlenik, Partner…) i koje slobodno preimenuje ili dodaje po potrebi. Postoji uvoz direktno iz postojećeg Excela/CSV-a s mapiranjem stupaca (redoslijed i nazivi stupaca u vašoj tablici nisu bitni), pa se prijelaz s tablice na sustav ne pretvara u ponovni unos svega ispočetka. Iz istog modula, jednim klikom, generira se PDF potvrda o članstvu s mjestom za potpis i pečat.
3. Financijsko izvještavanje (Blagajna i GFI-Neprofit obrazac)
Isti Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu propisuje da neprofitna organizacija mora sastavljati i podnositi financijske izvještaje. Za veliku većinu malih udruga to se svodi na godišnji obrazac G-PR-IZ-NPF koji se predaje putem FINA-e: primici, izdaci, višak/manjak, stanje novca na početku i kraju razdoblja.
Sastavljanje tog obrasca “iz glave” znači ručno prebrojavanje svih računa i izvoda po kategorijama za cijelu godinu.
Kako UdrugaPlus to rješava: modul Blagajna vodi jednostavnu, ali urednu evidenciju prihoda i rashoda po kategorijama (Članarine, Donacije, Sufinanciranje, EU fondovi, Materijalni troškovi, Usluge…), sa zbrojem prihoda, rashoda i salda za odabranu godinu. Gumb “GFI-Neprofit izvještaj” automatski zbraja sve unose te godine po kategorijama i slaže ih u strukturu G-PR-IZ-NPF obrasca, spremno za ispis u PDF ili preuzimanje u CSV-u. Važno je reći: ovo je priprema podataka za knjigovođu, a ne zamjena za samo knjigovodstvo, ali ta priprema je upravo ono što najčešće nedostaje.
4. Zapisnici sa sastanaka i skupština
Skupština je najviše tijelo udruge, a njezine odluke kao i odluke drugih tijela udruge koja zakon i statut predviđaju u praksi se dokazuju zapisnikom: dnevni red, tijek sastanka, donesene odluke, popis prisutnih. Bez zapisnika, teško je dokazati da je neka odluka (npr. izmjena statuta, razrješenje ili imenovanje osoba) uopće legitimno donesena.
Kako UdrugaPlus to rješava: modul Sastanci dnevni red, zapisnik i popis prisutnih koji se biraju direktno iz Evidencije (dakle ne prekucava se ime po ime). Zapisnik se generira kao pravi PDF, spreman za potpis i arhiviranje.
5. Evidencija volonterskih sati
Zakon o volonterstvu i praksa financiranja (natječaji, EU fondovi) traže da udruga, ako radi s volonterima, može dokazati koliko je volonterskih sati stvarno odrađeno po osobi, po datumu, po aktivnosti. Ovo je posebno bitno kod prijava na natječaje gdje se volonterski sati priznaju kao dio vlastitog doprinosa projektu.
Kako UdrugaPlus to rješava: modul Volonterski sati bilježi unos po volonteru i datumu, sa zbrojem sati po osobi, i generira PDF potvrdu o volonterskom radu s ukupnim brojem sati (po želji za odabrano razdoblje) i popisom pojedinačnih aktivnosti. Za udruge koje imaju i zaposlene osobe, postoji potpuno odvojen modul Sati zaposlenika iste strukture, ali namjerno razdvojen od volonterskih sati, jer se te dvije kategorije ne smiju miješati ni u izvještajima ni u obračunima.
Nijedan od ovih pet modula nije “nice to have” svaki od njih postoji zato što ga zakon ili praksa financiranja traži, bez obzira radi li se o udruzi s pet ili pet stotina članova. Razlika koju UdrugaPlus pravi nije u tome što izmišlja nova pravila, nego u tome što pretvara papirologiju koja se inače radi jednom godišnje u paniku, u nešto što se vodi kontinuirano, kroz godinu, s gotovim izvozima i PDF potvrdama na klik.
Napomena: ovaj tekst je informativnog karaktera i ne zamjenjuje pravni ili računovodstveni savjet, za primjenu na konkretan slučaj udruge preporučuje se provjera s knjigovođom ili nadležnim tijelom.