Mnoge udruge u Hrvatskoj već imaju knjigovođu ili računovodstveni servis. Financije se vode, računi se knjiže, prate se prihodi i rashodi, izrađuju se financijski izvještaji i obavljaju druge računovodstvene obveze. I onda se sasvim prirodno postavlja pitanje: Zašto bi nam trebala još jedna aplikacija za udruge? Ako knjigovodstvo već vodi naše financije, zašto bismo plaćali program za udruge?
Odgovor je važan jer otkriva ključnu razliku između knjigovodstva i stvarnog vođenja udruge. Knjigovodstvo prati financijske poslovne događaje. UdrugaPlus prati ono što se događa oko tih financija: članove, članarine, volontere, projekte, zadatke, rokove, sastanke, zapisnike, aktivnosti i druge podatke potrebne za svakodnevno upravljanje udrugom.
Drugim riječima: Knjigovođa vodi financije vaše udruge. UdrugaPlus pomaže vam voditi samu udrugu. I upravo je to razlog zbog kojeg aplikacija za udruge ne treba biti konkurencija vašem knjigovođi. Ona treba biti alat koji nadopunjuje njegov posao.
Što zapravo radi knjigovodstvo za udruge?
Prije nego objasnimo prednosti aplikacije UdrugaPlus, važno je razumjeti što je stvarna uloga računovodstva. Prema Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija, računovodstveni poslovi obuhvaćaju prikupljanje i obradu podataka na temelju knjigovodstvenih isprava, vođenje poslovnih knjiga, sastavljanje financijskih izvještaja te obradu financijskih podataka za različite potrebe.
Kod računovodstva su zato u središtu pitanja poput:
- Koliki su prihodi?
- Koliki su rashodi?
- Koliko novca ima udruga?
- Koje obveze postoje?
- Koji su troškovi nastali?
- Kako izgledaju financijski pokazatelji?
- Kako pripremiti financijski izvještaj?
To je vrlo važan dio poslovanja svake udruge. Ali to je samo jedan dio njezina rada. Udruga istovremeno mora voditi članove, organizirati sastanke, provoditi projekte, angažirati volontere, organizirati aktivnosti, pratiti zadatke i rokove te imati pregled nad vlastitim radom. To nije isto što i računovodstvo.
Udruga nije samo skup financijskih transakcija
Pogledajmo jednu običnu udrugu. Udruga ima 180 članova. Tijekom godine provodi tri projekta, organizira nekoliko događaja, ima 25 aktivnih volontera i održava redovite sastanke upravnog odbora. Knjigovođa može savršeno voditi financije te udruge. Ali predsjednik, tajnik ili drugi član uprave svaki dan trebaju odgovore na potpuno drugačija pitanja:
- Tko su naši aktivni članovi?
- Tko nije platio članarinu?
- Koliko je novih članova ove godine?
- Koliko imamo volontera?
- Koliko je volonterskih sati ostvareno?
- Koji projekt trenutno traje?
- Koliko je zadataka na projektu završeno?
- Koji rokovi dolaze?
- Tko je odgovoran za određeni zadatak?
- Kada je održan zadnji sastanak?
- Gdje je zapisnik?
- Koji član ima liječnički pregled koji uskoro istječe?
- Što smo sve napravili tijekom godine?
Knjigovodstveni program nije zamišljen kao odgovor na ta pitanja.
Tu počinje vrijednost aplikacije za udruge.
UdrugaPlus nije zamjena za knjigovođu
Prva stvar koju treba jasno naglasiti jest da UdrugaPlus nije zamišljen kao zamjena za službeno računovodstvo. Sam UdrugaPlus navodi da njegova blagajna predstavlja jednostavnu evidenciju prihoda i rashoda te da ne zamjenjuje službeno knjigovodstvo. Podaci se mogu pripremiti za potrebe financijskog izvještavanja i podijeliti s knjigovođom, ali aplikacija ne preuzima ulogu računovodstvenog servisa. To je zapravo prednost. Udruga ne mora birati: knjigovođa ili UdrugaPlus nego može imati: knjigovođa + UdrugaPlus.
Knjigovođa vodi ono što pripada računovodstvu.
UdrugaPlus vodi ono što pripada svakodnevnom upravljanju udrugom.
Aplikacija za udruge i računovodstveni program nisu ista stvar
Ovo je najvažnija razlika cijelog članka.
| Područje | Tipični računovodstveni program | UdrugaPlus |
|---|---|---|
| Prihodi i rashodi | Da – osnovna funkcija | Da – operativna evidencija |
| Glavna knjiga i poslovne knjige | Da | Ne – nije zamjena za knjigovodstvo |
| Financijski izvještaji | Da | Priprema podataka za izvještaj |
| Blagajna | Da | Da |
| Imovina | Da / ovisno o sustavu | Da |
| Obveze | Da / ovisno o sustavu | Da |
| Putni nalozi | Često da | Da |
| Evidencija članova udruge | U pravilu ne | Da |
| Status članstva | U pravilu ne | Da |
| Datum pristupanja/prestanka članstva | U pravilu ne | Da |
| Članarine po pojedinom članu | Samo zbirno financijski | Da |
| Pregled tko nije platio članarinu | Nije osnovna svrha | Da |
| Generiranje HUB3/QR uplatnica za članarine | Nije osnovna funkcija | Da |
| Zbirno generiranje uplatnica za neplatiše | Nije osnovna funkcija | Da |
| Potvrda o plaćenoj članarini | Nije osnovna funkcija | Da |
| Evidencija volontera | Ne | Da |
| Evidencija volonterskih sati | Ne | Da |
| Evidencija aktivnosti udruge | Ne | Da |
| Upravljanje projektima | Samo projektno računovodstvo | Da – status, rokovi, budžet |
| Praćenje projektnih zadataka | Nije osnovna funkcija | Da |
| Odgovorna osoba za zadatak | Nije osnovna funkcija | Da |
| Rokovi projekta | Nije osnovna funkcija | Da |
| Povezivanje projekta s troškovima | Ponekad | Da |
| Sastanci udruge | Ne | Da |
| Popis prisutnih na sastanku | Ne | Da |
| Dnevni red | Ne | Da |
| Zapisnik sastanka | Ne | Da |
| Generiranje PDF zapisnika | Ne | Da |
| Skupštine | Ne | Da |
| Liječnički pregledi članova | Ne | Da (za sportske udruge) |
| Praćenje isteka liječničkog pregleda | Ne | Da |
| Ugovori o volontiranju | Ne | Da |
| Ugovori o donaciji/sponzorstvu | Samo financijska evidencija | Da – priprema ugovora |
| Statut / administrativni predlošci | Ne | Da |
| Godišnje izvješće o radu | Samo financije | Da – automatski iz podataka |
| Centralna evidencija rada udruge | Ne | Da |
| Rad na PC-u, tabletu i mobitelu | Ovisi o programu | Da – web aplikacija |
Važno je naglasiti da tablica uspoređuje tipične namjene sustava, a ne apsolutne tehničke mogućnosti svakog pojedinog računovodstvenog programa. Napredni ERP ili računovodstveni sustav može sadržavati dodatne module, uključujući CRM ili upravljanje projektima. Razlika je u tome što je UdrugaPlus od početka napravljen upravo oko specifičnih potreba udruga.
Evidencija članova udruge: jedan od najvećih razloga za korištenje aplikacije
Udruga prema Zakonu o udrugama mora voditi popis svojih članova. Popis se može voditi elektronički, a zakon propisuje i podatke koje mora sadržavati. Upravo zato je evidencija članova udruge jedan od temeljnih modula UdrugaPlusa. Ali dobra evidencija članova nije samo popis imena.
Potrebno je znati:
- Tko je član
- Kada je pristupio
- Koji mu je status
- Je li članarina plaćena
- U kojoj aktivnosti sudjeluje
- Je li volonter
- Je li povezan s projektom
- Kada je sudjelovao na sastanku ili zadatku
- Postoje li dodatni podaci poput valjanosti liječničkog pregleda (kod određenih vrsta udruga)
Upravo zato Excel često postane problem. Excel može biti odličan alat za tablicu.
Ali kada udruga počne povezivati članove, članarine, projekte, volontere i aktivnosti, počinje trebati sustav, a ne samo tablicu.
Članarine udruge: računovodstvo vidi novac, UdrugaPlus vidi člana
Članarine su odličan primjer preklapanja računovodstva i aplikacije za udruge.
Računovodstvo treba evidentirati prihod.
Ali tajnik ili blagajnik mora znati:
- Tko je platio?
- Tko nije platio?
- Za koju godinu?
- Koliko treba platiti?
- Kome treba poslati podatke za uplatu?
UdrugaPlus ima zaseban modul Članarine povezan s evidencijom članova, kroz koji se plaćanje prati po članu i godini. Sustav omogućuje i generiranje uplatnica s QR kodom te zbirno generiranje uplatnica za više neplaćenih članarina. To je važna razlika.
Knjigovodstvo kaže: „Na račun udruge zaprimljeno je 4.850 € članarina.”
UdrugaPlus može pomoći odgovoriti: „Od 180 članova, 147 je platilo članarinu, a 33 još nisu.”
Za svakodnevno vođenje udruge upravo je drugi podatak često važniji.
Vođenje udruge bez deset Excel tablica
Jedan od najvećih problema malih i srednjih udruga nije nedostatak podataka.
Problem je raspršenost podataka:
- Članovi su u jednoj Excel tablici.
- Članarine u drugoj.
- Volonterski sati u trećoj.
- Projekti u četvrtoj.
- Zapisnici u Word dokumentima.
- Dokumenti su po e-mailovima.
- Rokovi su u kalendaru.
- A računovodstvo je kod knjigovođe.
Takav način rada može funkcionirati dok je udruga mala.
Ali kad se promijeni predsjednik, tajnik ili blagajnik, često se izgubi i velik dio organizacijskog znanja. UdrugaPlus upravo zato centralizira podatke o članovima, volonterima, financijama, projektima i zadacima, a postojeći popis članova moguće je uvesti iz Excela.
To znači da vođenje udruge više ne mora ovisiti o jednoj osobi i njezinim privatnim Excel tablicama.
Upravljanje udrugom: od ljudi i zadataka do projekata
Udruga nije samo administrativna organizacija. Udruga nešto radi. Organizira radionice. Provodi projekte. Održava događaje. Radi s korisnicima. Organizira volontere. Priprema prijave na natječaje. Održava sastanke. Sve to zahtijeva upravljanje.
UdrugaPlus omogućuje da se projekti vode kroz status, budžet, početak, završetak, odgovornu osobu, rokove i povezane zadatke. Troškovi iz Blagajne mogu se povezati s projektom pa se u aplikaciji automatski prati utrošeni dio planiranog budžeta.
To je važna razlika između računovodstva projekta i upravljanja projektom.
Računovodstvo odgovara na pitanje: Koliko smo novca potrošili?
Upravljanje projektom odgovara na pitanja:
- Koliko smo napravili?
- Što još moramo napraviti?
- Tko je odgovoran?
- Koji rok dolazi?
- Koliko je budžeta preostalo?
UdrugaPlus povezuje upravo te informacije.
Zadaci i rokovi: ono što knjigovodstvo nikad nije trebalo pratiti
Pošalji prijavu. Organiziraj skupštinu. Pripremi izvještaj. Nazovi članove koji nisu platili. Rezerviraj dvoranu. Pripremi materijale.
To su svakodnevni zadaci udruge.
Nijedan od njih nije računovodstvena stavka.
U UdrugaPlusu zadatak može imati opis, rok, odgovornu osobu, sudionike, status i poveznicu s projektom. Kada je povezan s projektom, vidi se u njegovom ukupnom napretku.
Na taj način aplikacija za udruge postaje svojevrsna kontrolna ploča svakodnevnog rada.
Sastanci i zapisnici na jednom mjestu
Sastanci upravnog odbora, sjednice i skupštine sastavni su dio života udruge. Problem je što se zapisnici često nalaze u zasebnim Word dokumentima. Nakon nekoliko godina više nitko ne zna:
- Koji je bio točan datum sastanka?
- Tko je bio prisutan?
- Što je bilo na dnevnom redu?
- Što je odlučeno?
- Gdje se nalazi zapisnik?
UdrugaPlus omogućuje da se sastanak ili skupština evidentiraju unutar aplikacije, zajedno s prisutnima, dnevnim redom i zapisnikom. Iz zapisa se može generirati PDF dokument spreman za arhiviranje.
To nije funkcija zbog koje ćete razgovarati s knjigovođom.
To je funkcija koja rješava organizaciju udruge.
Volonteri i volonterski sati
Mnoge udruge ovise o volonterima. Ali pitanje „koliko je volonterskih sati odrađeno?” ne rješava računovodstveni program. UdrugaPlus omogućuje vođenje evidencije volontera i njihovih volonterskih sati, što je posebno korisno kod projektnih aktivnosti i kasnijeg izvještavanja.
Tako umjesto da krajem godine pokušavate pronaći stare bilješke i pitati članove koliko su puta sudjelovali u aktivnosti, podatke možete voditi tijekom cijele godine.
To je jedna od najvažnijih prednosti digitalnog vođenja udruge.
Liječnički pregledi članova
Kod određenih udruga postoji još jedan problem koji nema nikakve veze s računovodstvom: praćenje liječničkih pregleda članova. Ako udruga ima članove kojima je potreban važeći liječnički pregled za sudjelovanje u određenim aktivnostima, potrebno je znati kada pregled istječe.
To je operativna evidencija. Ne financijska. Zato ovakav podatak treba biti tamo gdje su i ostali podaci o članu. UdrugaPlus je dizajniran i za takve specifične evidencije, što mu omogućuje da bude koristan različitim vrstama udruga, a ne samo onima koje imaju jednostavnu evidenciju članarine.
Godišnje izvješće o radu bez traženja podataka unatrag
Još jedna važna razlika je između financijskog izvještavanja i izvještavanja o radu udruge. Financijsko izvještavanje odgovara na pitanje: Kako su izgledale financije? Izvješće o radu treba odgovoriti na pitanja:
- Što je udruga radila?
- Koliko je imala članova?
- Koje je aktivnosti provela?
- Koje projekte?
- Koliko je bilo volontera?
- Koliko je ostvareno volonterskih sati?
- Što se tijekom godine događalo?
UdrugaPlus može na temelju podataka koji su tijekom godine uneseni u sustav automatski sastaviti godišnje izvješće o radu koje uključuje podatke o članovima, aktivnostima, financijskim pokazateljima i volonterskim satima.
Najveća korist nije samo u samom dokumentu.
Korist je u tome što podatke niste počeli tražiti u prosincu.
Vodili ste ih tijekom cijele godine.
Zašto je centralizirana aplikacija bolja od kombinacije Excela, Worda i e-maila?
Excel nije loš. Word nije loš. E-mail nije loš. Problem nastaje kada svaki od njih postane zaseban informacijski sustav udruge. Tada imate više problema:
- Podaci se dupliciraju.
- Pogreške se lakše događaju.
- Teže je pronaći zadnju verziju.
- Novi tajnik mora učiti gdje se što nalazi.
- Predsjednik nema cjelovit pregled.
- Knjigovođa ima jedan dio podataka, tajnik drugi, blagajnik treći.
UdrugaPlus pokušava riješiti upravo taj problem tako da relevantne operativne podatke stavi u jedan sustav. Aplikacija radi u web pregledniku, bez instalacije na računalo, a podacima se može pristupiti putem računala, tableta ili mobitela.
Prednost nije u tome da UdrugaPlus radi više od knjigovođe
Ovo je možda najvažnija poruka ovog članka. UdrugaPlus ne mora raditi sve što radi računovodstvo. Ne treba. Njegova vrijednost nastaje upravo tamo gdje računovodstvo prestaje. Kada knjigovođa završi s knjiženjem računa, posao udruge nije gotov.
Tek treba organizirati ljude. Tek treba provesti aktivnosti. Tek treba završiti projekt. Tek treba evidentirati volontere. Tek treba održati sastanak. Tek treba voditi članove. Tek treba pratiti članarine. Tek treba pripremiti izvješće o radu.
I upravo zato program za udruge treba biti drugačiji od klasičnog računovodstvenog programa.
Koje su glavne prednosti korištenja UdrugaPlusa?
Centralizirano vođenje udruge: Umjesto da se informacije nalaze u više Excel tablica, Word dokumenata, e-mailova i bilježnica, članovi, članarine, projekti, volonteri, zadaci, sastanci i druge evidencije nalaze se unutar jednog sustava.
Ušteda vremena: Podatke koje ste već jednom unijeli možete koristiti u više dijelova aplikacije. Član se nalazi u evidenciji, njegova članarina u modulu članarina, a isti se član može pojaviti kao sudionik sastanka, volonter ili osoba odgovorna za zadatak.
Bolja kontrola članstva: Umjesto ukupnog prihoda od članarina, možete gledati stanje po pojedinom članu i godini.
Bolje upravljanje projektima: Projekt može povezati budžet, troškove, zadatke, rokove i odgovornu osobu na jednom mjestu.
Očuvanje organizacijskog znanja: Kada se promijeni predsjednik ili tajnik, udruga ne mora početi ispočetka i tražiti po starim računalima gdje se nalaze podaci.
Manje administracije na kraju godine: Ako se članovi, aktivnosti, projekti i volonterski sati evidentiraju tijekom godine, godišnje izvješće ne počinje nekoliko dana prije roka. Podaci su već prikupljeni.
Zašto aplikacija za udruge može biti korisna čak i kada već imate knjigovođu?
Zapravo, što je udruga organiziranija i aktivnija, to je jasnija potreba za odvajanjem računovodstva od operativnog upravljanja.
Knjigovođa ne bi trebao biti vaša baza članova. Ne bi trebao biti vaš projektni planer. Ne bi trebao voditi zapisnike sjednica. Ne bi trebao pratiti tko će sljedeći tjedan organizirati radionicu. Ne bi trebao voditi volonterske sate. Ne bi trebao pratiti liječničke preglede članova. Ne bi trebao biti osoba koja zna gdje se nalazi zadnja verzija vašeg popisa članova. Knjigovođa treba biti vaš stručnjak za računovodstvo.
A udruga treba imati svoj alat za upravljanje udrugom.
Tu je UdrugaPlus.
Koliko košta UdrugaPlus?
UdrugaPlus trenutno nudi sedmodnevno besplatno korištenje, nakon čega je cijena navedena kao 100 € godišnje. Aplikacija radi putem web preglednika, bez instalacije.
To je posebno zanimljivo za male udruge koje nemaju dovoljno sredstava za kompleksna poslovna rješenja, ali istovremeno imaju dovoljno članova, aktivnosti i administracije da Excel postaje ograničavajući.
UdrugaPlus i knjigovodstvo rade zajedno, a ne jedno protiv drugoga
Najbolji način razmišljanja o UdrugaPlusu nije: Imamo knjigovođu pa nam aplikacija ne treba. Nego: Imamo knjigovođu zato da riješi računovodstvo, a trebamo aplikaciju da bismo lakše vodili udrugu. Ta dva sustava ne moraju biti konkurencija. Naprotiv, mogu se nadopunjavati.
UdrugaPlus može pripremiti i organizirati podatke koji su korisni knjigovođi, dok knjigovodstvo te podatke obrađuje u okviru službenih računovodstvenih evidencija. Sam UdrugaPlus naglašava da je blagajna pomoćna evidencija i da aplikacija ne djeluje kao knjigovođa ili revizor.
Tko bi posebno mogao imati koristi od UdrugaPlusa?
UdrugaPlus može biti koristan svakoj udruzi koja je prerasla jednostavan popis članova u Excelu, ali posebno organizacijama koje imaju veći broj članova, aktivne projekte, volontere, redovite aktivnosti ili složeniju administraciju:
- Sportski klub koji mora pratiti članove i članarine.
- DVD koji mora organizirati članove, aktivnosti i dodatne evidencije.
- Planinarsko društvo s velikim brojem članova i volonterskim angažmanom.
- Kulturna udruga koja provodi više projekata i događanja.
- Humanitarna udruga koja vodi velik broj volontera i aktivnosti.
- Udruga koja se prijavljuje na natječaje i mora pratiti projekte, budžete, aktivnosti i izvještavanje.
U svim tim slučajevima računovodstvo rješava samo jedan dio problema.
Najjednostavnija razlika između knjigovodstva i UdrugaPlusa
Ako bismo cijelu priču morali objasniti u dvije rečenice, ona bi glasila ovako: Knjigovodstvo za udruge prati novac, financije i računovodstvene obveze. UdrugaPlus prati ljude, članstvo, projekte, aktivnosti, zadatke i svakodnevni rad udruge.
Zato UdrugaPlus nije zamišljen kao „još jedan knjigovodstveni program”. On je aplikacija za udruge. Program koji objedinjuje ono što se u svakodnevnom radu udruge često nalazi na deset različitih mjesta:
- Članovi
- Članarine
- Volonteri
- Projekti
- Zadaci
- Rokovi
- Sastanci
- Zapisnici
- Aktivnosti
- Financijska evidencija
I sve ono što se događa između osnivanja udruge i završnog godišnjeg izvještaja.
Računovodstvo čuva financije, UdrugaPlus organizira udrugu
Dobra udruga treba imati sređene financije. Ali sređene financije same po sebi ne znače da je udruga dobro organizirana. Možete imati savršeno vođeno računovodstvo i istovremeno imati članove u Excelu, zapisnike u Wordu, volonterske sate u bilježnici, projekte u pet različitih tablica i rokove zapisane u privatnom kalendaru predsjednika. Upravo tu nastaje problem.
UdrugaPlus rješava organizacijski dio koji klasično knjigovodstvo nije namijenjeno rješavati:
- Evidencija članova udruge postaje centralizirana.
- Članarine udruge lakše je pratiti.
- Projekti imaju svoje rokove i zadatke.
- Volonteri i sati evidentiraju se tijekom godine.
- Sastanci i zapisnici ostaju na jednom mjestu.
- Administracija je manje ovisna o jednoj osobi.
A na kraju godine više ne morate krenuti u potragu za podacima koji su tijekom godine bili razbacani na deset različitih mjesta.
Zato je najbolji način gledanja na UdrugaPlus vrlo jednostavan: Knjigovođa vodi računovodstvo. UdrugaPlus pomaže voditi udrugu.
I upravo u toj razlici nalazi se najveća vrijednost aplikacije za udruge.