Volonteri su srce svake udruge, ali njihov trud lako ostane samo u sjećanju, bez ikakvog traga na papiru. To postaje problem čim vam zatreba dokaz: za natječaj, za izvještaj sufinancijeru ili jednostavno da volonteru izdate potvrdu da može priložiti na fakultetu ili poslu. U UdrugaPlusu za to postoji poseban tab, Volonterski sati, gdje svaki odrađeni sat upisujete u par klikova.
Zašto je vođenje sati uopće bitno
Mnogi natječaji (posebno oni za EU fondove ili sufinanciranje) traže konkretan dokaz o volonterskom radu: broj sati, po volonteru, s datumima i opisom aktivnosti. Ako sate ne bilježite tijekom godine, teško ćete se sjetiti detalja kad vam zatreba izvještaj. Redovno unošenje riješi taj problem unaprijed.
Kako unijeti nove volonterske sate
- Otvorite tab Volonterski sati u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Unesi sate.
- Iz padajućeg izbornika odaberite volontera. Birate ga izravno iz Evidencije, pa osoba mora prvo biti unesena tamo kao profil.
- Unesite datum kad su sati odrađeni (ako ga ostavite prazno, aplikacija upiše današnji datum).
- Upišite broj sati.
- Po želji, sat možete vezati uz konkretan zadatak iz taba Zadaci, korisno ako želite pratiti koliko je vremena volonter uložio u točno određenu aktivnost.
- Dodajte kratak opis (npr. “pomoć na humanitarnoj akciji”, “priprema prostora za radionicu”).
Pregled i zbroj po volonteru
Na vrhu popisa Volonterskih sati nalazi se sažetak u obliku oznaka, jedna po svakom volonteru, s ukupnim zbrojem sati koje je ta osoba do sada odradila. Time odmah vidite tko je koliko dao, bez ručnog zbrajanja retka po retka.
Sama tablica prikazuje svaki pojedinačni unos: volontera, datum, broj sati, povezani zadatak (ako postoji) i opis.
Izvoz podataka u Excel
Ako trebate podatke izvan aplikacije, npr. za prilog uz natječajnu dokumentaciju, kliknite na gumb Izvoz (Excel). Preuzet ćete tablicu sa svim unosima, uključujući zbroj sati po volonteru na kraju datoteke, spremnu za daljnju obradu.
Potvrda o volonterskom radu
Osim same evidencije, UdrugaPlus zna izraditi i gotovu PDF potvrdu za pojedinog volontera. To ne radite u tabu Volonterski sati, nego preko profila osobe u Evidenciji, klikom na gumb za PDF potvrdu i odabirom vrste “Potvrda o volonterskom radu”.
Kod izrade potvrde možete (ali ne morate) odabrati raspon datuma. Ako raspon ne odaberete, potvrda će obuhvatiti sve dosad evidentirane sate te osobe. Potvrda automatski zbraja ukupan broj sati i prikazuje popis pojedinačnih aktivnosti, a nudi i neobavezno polje “Svrha izdavanja” (npr. “za natječaj”, “Erasmus+ prijava”) koje se ispiše na samom dokumentu.
Napomena o modulu Sati zaposlenika
Ako vaša udruga uz volontere ima i zaposlene osobe, njihovi sati se ne miješaju s volonterskima. Za to postoji zaseban tab, Sati zaposlenika, strukturno vrlo sličan, ali potpuno odvojen kako bi se izvještaji za volontere i zaposlenike uvijek jasno razlikovali.
Redovno bilježenje volonterskih sati u UdrugaPlusu traje par sekundi po unosu, a kad zatrebate dokaz, sve je već spremno: zbroj po osobi, izvoz u Excel i gotova PDF potvrda na klik. Najbolje je unositi sate odmah nakon aktivnosti, dok su detalji još svježi.