Ako netko iz vaše udruge putuje zbog posla, bilo na sastanak, radionicu ili natjecanje, ta putovanja treba urediti dokumentirati: tko je putovao, zašto, koliko je koštalo i je li isplaćeno. U UdrugaPlusu za to postoji tab Putni nalozi, gdje unosite sve podatke o putovanju, a aplikacija sama izračuna ukupan iznos za isplatu. U ovom članku prolazimo kroz cijeli proces, korak po korak.
Što putni nalog zapravo sadrži
Putni nalog nije samo potvrda da je netko negdje bio. To je obračunski dokument: sadrži podatke o putniku, svrsi puta, relaciji, prijevoznom sredstvu i, najvažnije, obračun troškova (kilometrina, dnevnice i ostali troškovi). Upravo taj obračun je dio koji najviše štedi vrijeme, jer se iznos za isplatu računa automatski.
Kako kreirati novi putni nalog
- Otvorite tab Putni nalozi u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Novi putni nalog.
- Odaberite putnika iz padajućeg izbornika. Birate ga izravno iz Evidencije, pa osoba mora prvo biti unesena tamo kao profil.
- Upišite svrhu putovanja (npr. “sastanak s partnerskom udrugom”, “sportsko natjecanje”).
- Unesite mjesto polaska i odredište.
- Upišite datum i vrijeme polaska, te datum i vrijeme povratka (ako je putovanje jednodnevno, datum povratka može biti isti kao polaska).
- Odaberite prijevozno sredstvo: osobni automobil, službeno vozilo, javni prijevoz ili drugo.
Obračun troškova, sam se računa
Nakon osnovnih podataka slijedi dio s troškovima. Ovdje unosite:
- Broj kilometara i naknadu po kilometru (u eurima).
- Broj dnevnica i iznos dnevnice.
- Ostale troškove, s kratkim opisom (npr. cestarina, parking, smještaj).
Aplikacija sve to automatski zbroji po formuli:
(broj kilometara × naknada po km) + (broj dnevnica × iznos dnevnice) + ostali troškovi
Ukupan iznos vidite odmah, bez ručnog računanja, i on se prikazuje i u pregledu i na samom ispisu putnog naloga.
Status isplaćeno / nije isplaćeno
Svaki putni nalog ima checkbox Isplaćeno. Dok god ga ne označite, nalog se u pregledu vodi kao neisplaćen, a na Početnoj (dashboard) postoji pločica koja odmah pokazuje koliko putnih naloga trenutno čeka isplatu. Klikom na tu pločicu odlazite izravno na tab Putni nalozi.
Ispis putnog naloga kao PDF
Kad je nalog spremljen, u popisu se pojavljuje gumb za ispis. Klikom na njega generira se pravi PDF dokument s cijelim obračunom, mjestom za potpis putnika i odgovorne osobe udruge, spreman za preuzimanje ili printanje.
Izvoz u Excel
Gumb Izvoz (Excel) preuzima tablicu svih putnih naloga, s izračunatim ukupnim iznosima i statusom isplate za svaki redak. Korisno kad podatke trebate proslijediti knjigovođi ili ih priložiti uz financijski izvještaj.
Putni nalozi u UdrugaPlusu vam štede vrijeme upravo tamo gdje se najlakše griješi, u ručnom računanju troškova. Unesete kilometre, dnevnice i ostale troškove, a ukupan iznos za isplatu aplikacija izračuna sama, spreman za ispis i evidenciju.