Svaka udruga ima gomilu sitnih i krupnih stvari koje treba obaviti: nabaviti opremu za radionicu, poslati poziv na sastanak, pripremiti materijale za natječaj. Kad se to sve prati u glavi ili u razbacanim porukama, lako nešto ispadne. U UdrugaPlusu za to postoji tab Zadaci, gdje svaki posao upišete s rokom, odgovornom osobom i statusom, a po potrebi ga povežete i s konkretnim projektom. U ovom članku pokazujemo kako to izgleda u praksi.
Tri vrste zadataka
Pri kreiranju zadatka birate jednu od tri vrste:
- Samostalni zadatak — nije vezan ni uz projekt ni uz širi program, jednostavno posao koji treba obaviti.
- Projekt zadatak — vezan uz konkretan projekt iz taba Projekti.
- Program zadatak — dio šireg, kontinuiranog programa rada udruge.
Ova oznaka je odvojena od polja “Projekt”, koje niže objašnjavamo, tako da zadatak može biti označen kao “Projekt zadatak” po vrsti, a da pritom bude ili ne bude stvarno vezan uz određeni projekt u sustavu.
Kako kreirati novi zadatak
- Otvorite tab Zadaci u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Kreiraj zadatak.
- Odaberite vrstu zadatka.
- Unesite naslov i, po želji, opis.
- Upišite datum i vrijeme početka, te datum i vrijeme kraja (ako je primjenjivo).
- Po želji odaberite odgovornu osobu iz Evidencije.
- Ako je zadatak dio nekog projekta, odaberite ga u polju “Projekt”.
- Postavite status: U tijeku ili Završeno.
Sudionici zadatka
Osim odgovorne osobe, zadatak može imati i više sudionika, birate ih iz Evidencije preko padajućeg izbornika “+ Dodaj sudionika…”. Svaki dodani sudionik po defaultu je označen kao prisutan, a klikom na gumb ga možete prebaciti u status “Odsutan”. Ovo je korisno kod zadataka koji uključuju više ljudi, npr. radionicu ili akciju gdje želite znati tko je stvarno sudjelovao.
Povezivanje s projektom
Ako zadatak veže na projekt, on se automatski pojavljuje na stranici tog projekta, u popisu povezanih zadataka, uz prikaz koliko je zadataka ukupno i koliko ih je završeno. Time ne morate ručno pratiti napredak projekta odvojeno, on se vidi sam kroz status povezanih zadataka.
Ako projekt trenutno ne postoji ili ga tek trebate otvoriti, zadatak možete kreirati i bez veze na projekt, pa je kasnije urediti i dodati vezu.
Pregled zadataka
Popis zadataka prikazan je kao kartice, poredane od najnovijih prema starijima. Svaka kartica prikazuje naslov, vrstu, status (vizualno označen bojom), datum početka i kraja, odgovornu osobu, povezani projekt (ako postoji) te popis sudionika s njihovim statusom prisutnosti. Duži opisi se automatski skraćuju, s mogućnošću proširenja klikom na “Prikaži više”.
Izvoz u Excel
Gumb Izvoz (Excel) preuzima popis svih zadataka, uključujući vrstu, povezani projekt, datume i status. Korisno za pregled na sastanku upravnog odbora ili prilaganje uz izvještaj o radu.
Zadaci u UdrugaPlusu drže sve obaveze udruge na jednom mjestu, umjesto raštrkane po porukama i sjećanju. Kad ih povežete s projektima, dobivate i automatski pregled napretka, bez dodatnog truda oko ručnog praćenja.