Većina udruga radi gotovo isključivo na volonterskoj bazi, ali neke imaju i zaposlene osobe, bilo po ugovoru o radu, autorskom ugovoru ili nekom drugom obliku angažmana. Njihovo radno vrijeme ne smije se miješati s volonterskim satima, jer se radi o potpuno drugačijoj pravnoj i financijskoj kategoriji. Za to u UdrugaPlusu postoji poseban tab, Sati zaposlenika, odvojen od volonterskog modula. U ovom članku pokazujemo kako ga koristiti.
Zašto odvojena evidencija
Volonterski rad i rad zaposlenika imaju različite implikacije, i porezne i pravne. Ako biste ih vodili na istom mjestu, lako bi se dogodilo da se ti podaci pomiješaju u izvještajima, a to nikome ne pomaže, ni knjigovođi, ni inspekciji, ni samoj udruzi. Zato je u UdrugaPlusu ovo od početka odvojen modul: potpuno ista logika unosa kao kod volonterskih sati, ali zaseban tab i zasebna evidencija koja se nikad ne miješa s volonterskom.
Preduvjet: profil mora biti označen kao “Zaposlenik”
Da bi se netko uopće mogao pojaviti u padajućem izborniku ovog modula, njegov profil u Evidenciji mora imati označenu vrstu profila Zaposlenik. Ako profil nema tu oznaku, aplikacija ga jednostavno neće ponuditi kao opciju pri unosu sati.
Kad profilu dodijelite vrstu “Zaposlenik”, forma profila otvara dodatna polja specifična za zaposlenike:
- Vrsta angažmana padajući izbornik s opcijama: Ugovor o radu, Autorski ugovor, Ugovor o djelu, Zaposlenje po projektu, Ostalo.
- Datum angažmana od/do razdoblje trajanja tog angažmana.
Kako unijeti sate zaposlenika
- Otvorite tab Sati zaposlenika u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Unesi sate.
- Iz padajućeg izbornika odaberite zaposlenika. Ponuđeni su samo profili koji imaju vrstu “Zaposlenik”.
- Unesite datum (ako ostavite prazno, upisuje se današnji).
- Upišite broj sati.
- Po želji povežite unos s konkretnim zadatkom iz taba Zadaci.
- Dodajte kratak opis obavljenog posla.
Pregled i zbroj po zaposleniku
Kao i kod volonterskih sati, na vrhu popisa vidite sažetak u obliku oznaka, jedna po svakom zaposleniku, s ukupnim zbrojem odrađenih sati. Tablica ispod prikazuje sve pojedinačne unose: zaposlenika, datum, broj sati, povezani zadatak i opis.
Izvoz u Excel
Gumb Izvoz (Excel) preuzima tablicu sa svim unosima, uključujući zbroj sati po zaposleniku na kraju datoteke. Korisno kad podatke trebate proslijediti knjigovodstvenom servisu ili ih priložiti uz obračun.
Čime se ovaj modul razlikuje od Volonterskih sati
Vrijedno je naglasiti da su ova dva modula potpuno odvojena, iako izgledaju gotovo identično. Ako netko u vašoj udruzi ima i vrstu profila “Volonter” i vrstu profila “Zaposlenik” istovremeno (profil može imati više vrsta odjednom), morat ćete njegove sate unositi zasebno na svakom od dva mjesta, ovisno o tome u kojem svojstvu je tog dana radio. Aplikacija ih nikad automatski ne zbraja zajedno niti ih prikazuje u istom izvještaju.
Sati zaposlenika daju vam jasnu, odvojenu evidenciju radnog vremena osoba s ugovornim angažmanom u udruzi, bez rizika da se pomiješaju s volonterskim radom. Najbolje je sate unositi redovno, po mogućnosti odmah po obavljenom poslu, kako podaci ostanu točni kad zatrebaju za obračun ili izvještaj.