Podaci vaše udruge, članovi, projekti, financije, zapisnici, sve to živi u aplikaciji koju ne kontrolirate sami na svom računalu. Razumljivo je pitanje: što ako jednog dana želim sve to imati kod sebe, izvan aplikacije? U UdrugaPlusu za to postoji jednostavna opcija, jedan klik i dobivate kompletan backup svih vaših podataka u formatu koji možete otvoriti u Excelu. U ovom članku objašnjavamo kako to funkcionira.
Zašto je ovo bitno
Vlasništvo nad vlastitim podacima je nešto što svaka udruga treba imati mogućnost provjeriti u bilo kojem trenutku, ne samo vjerovati da su podaci negdje sigurno pohranjeni. Ovaj backup vam daje upravo to: potpunu, samostalnu kopiju svega što ste unijeli, koju možete čuvati gdje god želite, arhivirati uz dokumentaciju udruge ili jednostavno imati kao dodatnu sigurnosnu kopiju.
Gdje se backup nalazi
- Otvorite gumb Alati u gornjem desnom kutu aplikacije (odvojeno od glavnih tabova).
- Pronađite karticu Backup podataka.
- Kliknite na gumb Backup.
Preuzimanje kreće odmah, bez dodatnih koraka ili potvrda.
Što točno backup sadrži
Dobivate jednu ZIP datoteku, a unutra po jednu CSV tablicu za svaki modul aplikacije:
- Evidencija članova
- Projekti
- Zadaci
- Sastanci (uključujući skupštine)
- Članarine
- Volonterski sati
- Sati zaposlenika
- Blagajna
- Putni nalozi
- Imovina
- Obveze
- Statut udruge (ako je ispunjen)
- Osnovni podaci udruge (naziv, OIB, adresa i slično)
Svaka od tih CSV datoteka otvara se izravno u Excelu, Google Sheetsu ili LibreOfficeu, s ispravno prikazanim hrvatskim znakovima, bez dodatnog podešavanja.
Što backup ne uključuje
Iako je popis modula opsežan, vrijedi biti transparentan i o ograničenjima. Ovaj backup obuhvaća podatke iz baze, dakle sve unose koje ste napravili kroz forme u aplikaciji. Ne uključuje generirane PDF dokumente koje ste ranije preuzeli (potvrde, ugovore, zapisnike), jer se ti dokumenti generiraju na zahtjev i ne spremaju se trajno u sustav. Ako vam je neki PDF važan, preuzmite ga i sačuvajte zasebno u trenutku kad ga generirate.
Kad je dobro napraviti backup
Nema fiksnog pravila, ali ima smisla preuzeti backup prije većih promjena u evidenciji (npr. masovnog uvoza ili brisanja), pred kraj poslovne godine kao dio arhiviranja, ili jednostavno povremeno, kao naviku, isto kao što biste čuvali kopiju važnih dokumenata na više mjesta.
Backup podataka u UdrugaPlusu je namjerno jednostavan: jedan klik, i imate cijelu udrugu u tablicama koje možete otvoriti bilo gdje. Nije zamjena za redovno korištenje aplikacije, ali je dobra sigurnosna mreža i podsjetnik da su podaci, iako pohranjeni online, u potpunosti vaši.