Svake godine, otprilike u isto vrijeme, ista scena: predsjednik ili blagajnik udruge sjedi pred hrpom izvoda i računa i pokušava posložiti brojke u obrazac koji traži FINA. Ono što bi trebao biti petnaestominutni zadatak zna potrajati cijelo poslijepodne jer se podaci moraju ručno zbrajati iz papira, e-mailova i tablica koje nitko od početka godine nije ažurirao.
GFI-Neprofit obrazac (službeno G-PR-IZ-NPF) godišnja je obveza svih neprofitnih organizacija prema Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija. U njemu se iskazuju primici, izdaci te višak ili manjak prihoda za proteklu godinu, uz stanje novca na početku i kraju razdoblja. Problem nikad nije sam obrazac, problem je skupljanje brojki koje u njega trebaju ući.
Zašto se izvještaj obično radi u zadnji čas
Većina malih udruga financije vodi u Excelu, bilježnici ili realno u glavi blagajnika. Dok je transakcija svježa, sve je jasno. Ali kad dođe prosinac ili siječanj i treba sastaviti godišnji pregled, netko mora proći kroz dvanaest mjeseci unosa i ručno razvrstati svaku stavku u kategoriju: je li ovo bila članarina ili donacija, materijalni trošak ili usluga, prihod od sufinanciranja ili EU fondova. Jedna pogrešno prepisana brojka na kraju tog procesa zna se otkriti tek kad je izvještaj već predan.
Ideja: izvještaj se ne “piše”, on se sastavlja iz onoga što već postoji
Umjesto da se GFI izvještaj tretira kao poseban, jednokratan zadatak koji se radi jednom godišnje, logičnije je financije voditi kontinuirano i onda izvještaj samo izvući iz podataka koji već postoje. To je princip na kojem radi modul Blagajna u aplikaciji UdrugaPlus.
U praksi to funkcionira tako da se kroz godinu svaki prihod i rashod unosi jednom u trenutku kad se dogodi: uz unos datuma, vrste prihoda ili rashoda, kategorije poput članarina, donacija, sufinanciranja, EU fondova, materijalnih troškova ili usluga, kratkog opisa i iznosa. Aplikacija u realnom vremenu prikazuje zbroj prihoda, rashoda i saldo za odabranu godinu, pa se stanje blagajne vidi na prvi pogled, a ne tek na kraju godine. Kad dođe vrijeme za izvještaj, na tabu Blagajna jednostavno se klikne gumb za GFI-Neprofit izvještaj. Sustav automatski zbroji sve unose za odabranu godinu, razvrsta ih po kategorijama i posloži u strukturu obrasca G-PR-IZ-NPF, obuhvaćajući primike, izdatke, višak ili manjak te stanje novca na početku i kraju razdoblja. Rezultat se otvara kao ispisni prikaz spreman za PDF ili se preuzima kao CSV tablica.
Cijeli proces od unosa poslovnih događaja kroz godinu do gotovog pregleda svodi se na jedan klik u trenutku kad izvještaj treba predati, jer je teški dio posla u vidu razvrstavanja i zbrajanja sustav odradio automatski, u pozadini, dok su se podaci unosili.
Što ovo jest, a što nije
Važno je biti precizan: ovo je priprema podataka, a ne gotov službeni obrazac niti zamjena za knjigovodstvo. Brojke koje sustav posloži i dalje treba prenijeti u aktualnu inačicu službenog obrasca na FINA-i, u pravilu uz pregled knjigovođe. Razlika koju automatizacija pravi nije u tome što izbacuje knjigovođu iz procesa nego u tome da knjigovođa ili blagajnik dobiju uredno posložene, već zbrojene brojke pri ruci, umjesto da ih traže po papirima kad dođe rok.
Zašto je ovo važnije nego što zvuči
Za udrugu koja svake godine kasni s izvještajem ili ga predaje uz grešku, ovo nije samo ušteda vremena, to je manje stresa oko roka i manji rizik od formalnog propusta. A za udrugu koja tek počinje voditi uredniju evidenciju, ovo je prilika da se financijsko izvještavanje prestane doživljavati kao godišnja vatrogasna akcija i postane ono što bi trebalo biti: prirodan nusprodukt uobičajenog, tekućeg vođenja blagajne.
Napomena: ovaj tekst je informativnog karaktera i ne zamjenjuje pravni ili računovodstveni savjet. Obveza sastavljanja i podnošenja godišnjih financijskih izvještaja proizlazi iz Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/14, 114/22) i pripadajućih pravilnika, za primjenu na konkretan slučaj udruge preporučuje se provjera s knjigovođom.