Standardni podaci poput imena, prezimena ili OIB-a nisu uvijek dovoljni da opišu sve što vaša udruga treba znati o svojim članovima. Za sve ostalo, UdrugaPlus vam omogućuje da sami definirate prilagođena polja u modulu Evidencija, prema stvarnim potrebama vaše udruge.
Što su prilagođena (custom) polja
Prilagođena polja su dodatna polja koja sami kreirate, izvan standardnih podataka koje aplikacija već nudi. Ako vaša udruga treba pratiti nešto specifično za svoju djelatnost, na primjer broj članske iskaznice, veličinu dresa, sportsku kategoriju ili datum položenog ispita, to više ne morate bilježiti u posebnoj bilježnici ili odvojenoj Excel tablici. Jednom kad polje kreirate, ono se pojavljuje kod profila svakog člana u Evidenciji.
Zašto ih koristiti
Svaka udruga je drugačija, pa i podaci koje vodi o svojim članovima ne moraju biti isti kao kod neke druge udruge. Prilagođena polja vam omogućuju da bazu članova prilagodite stvarnom stanju i potrebama vaše udruge, umjesto da se snalazite s generičkim predloškom koji možda ne pokriva ono što vama treba.
Kako razmišljati prije nego dodate polje
Prije nego dodate novo prilagođeno polje, korisno je postaviti si nekoliko pitanja:
- Koristi li se ovaj podatak stvarno u svakodnevnom radu udruge, ili je to informacija koju ćete unijeti jednom i nikad više pogledati?
- Je li ovaj podatak zajednički svim članovima, ili je specifičan samo za jednu vrstu profila, na primjer samo za volontere?
- Postoji li već standardno polje u aplikaciji koje pokriva istu svrhu, pa vam prilagođeno polje zapravo ne treba?
Dobra je praksa krenuti s manjim brojem prilagođenih polja koja su vam doista nužna, a kasnije po potrebi dodati još. Previše polja zna otežati pregled i unos, dok premalo znači da ćete važne informacije morati bilježiti negdje izvan aplikacije.
Kad je najbolje vrijeme za uređivanje polja
Najviše vremena uštedite ako prilagođena polja postavite prije nego unesete veći broj članova, bilo ručno ili uvozom iz Excela. Tako svaki novi profil od početka ima ista, dosljedna polja, umjesto da se naknadno vraćate i dopunjavate već unesene članove jedan po jedan.
Gdje se prilagođena polja uređuju
Postavljanje i uređivanje prilagođenih “custom” polja radi se unutar stavke Alati, gdje upravljate i vrstama profila i osnovnim podacima o članovima. Jednom postavljeno polje ostaje dostupno za sve buduće unose dok ga ponovno ne izmijenite.
Povezano s ostalim modulima
Podaci koje unesete u prilagođena polja dio su profila člana, pa se prate kroz cijelu aplikaciju zajedno s ostalim informacijama, na primjer kad kasnije pregledavate evidenciju ili izvozite podatke u Excel.
Isprobajte sami
Prije nego unesete veći broj članova, odvojite nekoliko minuta i u Evidenciji pregledajte koja prilagođena polja vaša udruga stvarno treba. Kasnija izmjena je uvijek moguća, ali dobro postavljen početak štedi puno vremena.