Prihodi i rashodi udruge znaju završiti razbacani po bilježnicama, Excel tablicama i sjećanju blagajnika. Kad dođe vrijeme za financijski izvještaj, sve to treba posložiti iznova, a to oduzima puno vremena i lako se dogodi greška. U UdrugaPlusu za to postoji tab Blagajna, jednostavna evidencija prihoda i rashoda koja vam uvijek pokazuje trenutno stanje, a kad zatreba, sama sebi priprema podatke za GFI Neprofit izvještaj. U ovom članku prolazimo kroz cijeli proces.
Što Blagajna radi, a što ne
Prije nego krenemo, vrijedi reći jasno: ovo je čista evidencija iznosa, ne mogućnost prilaganja dokumenata. Račune i dalje čuvate fizički ili u vlastitom sustavu, a u Blagajnu upisujete samo datum, vrstu, kategoriju, opis i iznos. To je namjerno jednostavno, kako biste unos mogli obaviti u nekoliko sekundi.
Kako dodati novi unos
- Otvorite tab Blagajna u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Novi unos.
- Odaberite vrstu: Prihod ili Rashod.
- Odaberite način plaćanja: Gotovina ili Transakcijski račun.
- Odaberite kategoriju (ponuđene kategorije se mijenjaju ovisno o tome jeste li odabrali prihod ili rashod).
- Unesite datum i iznos.
- Po želji upišite kratak opis.
- Ako se trošak ili prihod odnosi na konkretan projekt, povežite ga preko polja “Projekt”.
Kategorije prihoda i rashoda
Za prihode su ponuđene kategorije: Članarine, Donacije, Sufinanciranje (državno/lokalno), Vlastita djelatnost, EU fondovi i Ostali prihodi. Za rashode: Materijalni troškovi, Usluge, Troškovi osoblja/volontera, Financijski troškovi i Ostali rashodi. Ove kategorije nisu slučajno odabrane, izravno se preslikavaju na retke GFI Neprofit obrasca, o čemu više niže.
Gotovina naspram računa
Svaki unos označavate i po načinu plaćanja, gotovina ili transakcijski račun. Ovo nije samo dodatna oznaka, aplikacija na temelju toga zasebno prati stanje blagajne (gotovina) i stanje računa, svako sa svojim saldom. Time uvijek znate koliko gotovine fizički imate u blagajni, odvojeno od onoga što stoji na bankovnom računu.
Pregled stanja i filtri
Na vrhu taba Blagajna vidite saldo za odabranu godinu, uz vizualnu usporedbu prihoda i rashoda u obliku traka. Ispod toga su dvije kartice s trenutnim stanjem, gotovine i računa, računate kroz cijelu povijest unosa, ne samo odabranu godinu.
Popis unosa možete filtrirati po godini, po vrsti (prihod/rashod) i po načinu plaćanja, korisno kad tražite konkretan trošak ili provjeravate samo gotovinsko poslovanje.
GFI Neprofit izvještaj
Gumb GFI Neprofit izvještaj automatski zbraja sve unose za odabranu godinu, po kategorijama, i slaže ih u strukturu službenog obrasca G PR IZ NPF (primici, izdaci, višak/manjak, stanje novca na početku i kraju razdoblja). Važna napomena: ovo je priprema podataka, a ne gotov službeni obrazac. Brojke iz ovog ispisa prepisujete u aktualnu inačicu obrasca na FINA-i, jer se raspored redaka na službenom obrascu može mijenjati iz godine u godinu.
Izvoz u Excel
Gumb Izvoz (Excel) preuzima cijelu tablicu unosa, s ukupnim zbrojevima prihoda, rashoda i salda na kraju datoteke. Korisno za dijeljenje s knjigovođom ili prilaganje uz izvještaj.
Blagajna u UdrugaPlusu ne zamjenjuje knjigovodstvo, ali vam daje uredno posloženu evidenciju koja u svakom trenutku pokazuje stvarno stanje. Kad dođe vrijeme za GFI izvještaj ili godišnju skupštinu, brojke su već tu, spremne za korištenje umjesto da ih tražite po papirima.