Svaka udruga u Hrvatskoj mora jednom godišnje popisati svoju imovinu, bez obzira vodi li jednostavno ili dvojno knjigovodstvo. To nije samo dobra praksa, nego zakonska obveza. U UdrugaPlusu za to postoji tab Imovina, gdje unosite sve što udruga posjeduje, pratite vrijednost i, kad nešto zastari ili se pokvari, urednо ga otpisujete. U ovom članku prolazimo kroz cijeli proces.
Zašto je popis imovine obavezan
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (čl. 19. do 21.) traži da svaka udruga jednom godišnje napravi popis svoje imovine, zajedno s popisom obveza. Ovaj popis se radi neovisno o veličini udruge ili tome koliko je “vrijedna” ta imovina, i predstavlja podlogu za financijsko izvještavanje.
Kako dodati stavku imovine
- Otvorite tab Imovina u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Nova stavka.
- Unesite naziv (npr. “Prijenosno računalo”, “Projektor”, “Kombi za prijevoz opreme”).
- Upišite godinu nabave i vrijednost (u eurima).
- Po želji upišite lokaciju (npr. “ured”, “skladište”, “kod volontera Ane”) i napomenu.
Otpisivanje imovine
Kad neka stavka zastari, pokvari se ili se udruga jednostavno riješi nje, ne brišete je iz sustava, nego je označite kao otpisanu. Checkbox Otpisano / rashodovano otvara dodatno polje za datum otpisa. Time stavka ostaje u povijesti popisa, ali se u statistici “u uporabi” više ne broji.
Veza s Blagajnom, sprječava dvostruko brojanje
Ovo je dio koji često izmakne pažnji, a bitan je za točnost financijskog izvještaja. Ako je nabava neke stavke već upisana kao rashod u Blagajni, svakako ju povežite s tim unosom preko polja “Poveži s unosom u Blagajni”. Bez te veze, ista nabava bi se lako mogla dvaput uračunati: jednom kao rashod u Blagajni, drugi put kao vrijednost nove imovine, pa bi GFI izvještaj ispao netočan.
Isto vrijedi i obrnuto, kod otpisa: ako stavka još nije povezana s Blagajnom, pri otpisivanju vam se nudi checkbox “Automatski kreiraj rashod u Blagajni za ovaj otpis”, koji odmah napravi taj unos umjesto vas.
Pregled i ukupna vrijednost
Na vrhu popisa Imovine vidite dvije ključne brojke: ukupnu vrijednost imovine trenutno u uporabi (bez otpisanih stavki) i vrijednost svega nabavljenog tijekom tekuće godine. Ta druga brojka je posebno korisna jer je ista ona koja vam treba za GFI Neprofit izvještaj, u polje “Izdaci za nabavu dugotrajne imovine”.
Izvoz u Excel
Gumb Izvoz popisa (Excel) preuzima cijeli popis imovine, sa svim podacima o godini nabave, vrijednosti, lokaciji i statusu. Ovaj izvoz možete priložiti uz odluku o usvajanju godišnjeg popisa (inventure) na Skupštini.
Vođenje popisa imovine u UdrugaPlusu nije samo formalnost koju treba odraditi jednom godišnje pred rok. Ako stavke unosite tijekom cijele godine, čim ih nabavite, izbjegavate stres u zadnji čas i imate uvijek ažuran, točan pregled onoga što udruga posjeduje.