Većina udruga radi kroz projekte: natječaj koji ste dobili, manifestacija koju organizirate, program koji traje mjesecima. Problem nastaje kad trebate pratiti sve odjednom, budžet, rokove, zadatke i troškove, a to obično završi u razbacanim bilješkama ili nekoliko Excel tablica. U UdrugaPlusu za to postoji tab Projekti, gdje sve to imate na jednom mjestu, uključujući i automatsko praćenje koliko ste od budžeta zapravo potrošili. U ovom članku prolazimo kroz cijeli proces.
Što projekt u UdrugaPlusu sadrži
Svaki projekt ima naziv, opis, status, planirani budžet, datum početka i rok završetka, odgovornu osobu i, po potrebi, dodatne rokove ili ključne točke unutar samog projekta. Uz to, projekt se povezuje sa zadacima i troškovima u Blagajni, pa dobivate cjelovit pregled napretka, ne samo tekst opisa.
Kako kreirati novi projekt
- Otvorite tab Projekti u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Novi projekt.
- Unesite naziv i opis projekta.
- Odaberite status: U pripremi, U tijeku, Završen ili Obustavljen.
- Po želji odaberite odgovornu osobu iz Evidencije.
- Unesite datum početka i rok završetka.
- Upišite planirani budžet (u eurima).
Rokovi i ključne točke
Osim glavnog roka završetka, projekt može imati i više manjih rokova, primjerice “Predaja izvještaja” ili “Završetak radionica”. Svaki takav rok unosite s vlastitim nazivom i datumom, a kad je izvršen, jednostavno ga označite kao izvršenog. Time imate pregled ne samo krajnjeg roka, nego i koraka koji do njega vode.
Povezivanje sa zadacima
Svaki zadatak u tabu Zadaci može se vezati uz konkretan projekt preko polja “Projekt” u formi zadatka. Na stranici samog projekta vidite popis svih povezanih zadataka, koliko ih je ukupno i koliko je od njih završeno, uz gumb za brzo dodavanje novog zadatka izravno na taj projekt.
Automatsko praćenje budžeta
Ovo je dio koji najviše štedi vrijeme. Kad u Blagajni unosite rashod, možete ga povezati s konkretnim projektom preko polja “Projekt”. Aplikacija zatim sama zbraja sve te povezane rashode i prikazuje ih kao “utrošeno” naspram planiranog budžeta, uz traku napretka koja vizualno pokazuje koliko je budžeta ostalo.
Nema potrebe ručno prepisivati iznose na dva mjesta, upišete trošak jednom u Blagajni, a projekt sam pokupi taj podatak.
Pregled projekata
Popis projekata prikazan je kao kartice, svaka sa statusom, rokom, odgovornom osobom, brojem završenih zadataka naspram ukupnog broja, brojem izvršenih rokova i, ako je budžet unesen, trakom napretka utrošenog iznosa.
Izvoz u Excel
Gumb Izvoz (Excel) preuzima popis svih projekata, uključujući status, odgovornu osobu, budžet, utrošeno, datume i broj zadataka. Korisno za dijeljenje s upravnim odborom ili prilaganje uz izvještaj.
Projekti u UdrugaPlusu povezuju ono što bi inače bilo razbacano po više alata: zadatke, rokove i troškove. Kad jednom postavite projekt i počnete povezivati rashode iz Blagajne, praćenje budžeta prestaje biti nešto na što morate posebno paziti, aplikacija to radi umjesto vas.