Skupština je najviše tijelo svake udruge, a njeno vođenje zna izazvati dosta glavobolje: tko je bio prisutan, je li ostvaren kvorum, kako sve to lijepo staviti u zapisnik. U UdrugaPlusu Skupštinu vodite kroz isti alat kao i obične sastanke, samo uz jednu bitnu razliku: automatski izračun kvoruma. U ovom članku pokazujemo korak po korak kako to izgleda u praksi.
Zašto je kvorum uopće bitan?
Kvorum je najmanji broj članova koji mora biti prisutan na Skupštini da bi ona uopće mogla donositi valjane odluke. Bez ostvarenog kvoruma, sve što se na sastanku izglasa formalno ne vrijedi, pa je važno to znati odmah, dok su ljudi još u prostoriji, a ne naknadno otkriti problem kad netko ospori zapisnik.
Skupština ili sastanak? Ista forma, drugačija oznaka
U UdrugaPlusu nema zasebnog modula “Skupština” i zasebnog “Sastanci”. Radi se o jednom te istom alatu, na tabu Sastanci, gdje pri kreiranju novog zapisa birate vrstu: Sastanak ili Skupština. Sva polja i sve mogućnosti su identične, jedina razlika je oznaka koja se prikazuje uz naziv i u ispisu zapisnika.
Kako kreirati novu Skupštinu
- Otvorite tab Sastanci u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Kreiraj sastanak.
- U formi pod poljem “Vrsta” odaberite Skupština.
- Unesite naziv (npr. “Redovna godišnja skupština 2026”), datum, vrijeme i mjesto održavanja.
- Po želji upišite “Način sazivanja” (npr. e mailom, pozivom, oglasnom pločom) ovo je slobodno tekstualno polje koje se koristi u zapisniku kao trag da je sazivanje bilo uredno.
Prisutni članovi i automatski kvorum
Ovo je dio koji najviše olakšava posao. Sudionike ne upisujete ručno kao tekst, nego ih birate iz postojeće Evidencije preko padajućeg izbornika “+ Dodaj osobu…”. Svaka dodana osoba označena je kao prisutna po defaultu, a klikom na gumb možete je prebaciti u status “Odsutan” ako, primjerice, netko naknadno otkaže dolazak.
Ispod popisa prisutnih nalazi se polje “Ukupan broj članova tijela”. Ovdje unosite koliko ukupno članova ima tijelo koje zasjeda (npr. ukupan broj članova udruge s pravom glasa na Skupštini). Čim to polje popunite, aplikacija uživo izračunava postotak prisutnosti i ispisuje jednu od dvije poruke:
- “Kvorum je ostvaren” ako je prisutno više od 50% ukupnog broja članova tijela.
- “Kvorum NIJE ostvaren” ako je prisutno 50% ili manje.
Bez unesenog broja članova tijela, aplikacija vas samo podsjeti da ga upišete kako bi izračun uopće bio moguć.
Dnevni red i zapisnik
Ispod podataka o prisutnosti nalaze se dva veća tekstualna polja: Dnevni red i Zapisnik. U dnevni red unosite točke koje se raspravljaju, a u zapisnik sam tijek sjednice, odluke koje su donesene i eventualne rezultate glasovanja. Oba polja su slobodan tekst, pa možete pisati onako kako vašoj udruzi najviše odgovara.
Ispis zapisnika kao PDF
Kad je Skupština unesena i spremljena, na njoj se pojavljuje gumb Ispiši zapisnik. Klikom na njega generira se pravi PDF dokument sa zaglavljem udruge, popisom prisutnih, izračunatim kvorumom, dnevnim redom i tekstom zapisnika. Dokument se otvara u novom prozoru i spreman je za preuzimanje ili ispis.
Nekoliko praktičnih napomena
- Sudionici se biraju isključivo iz Evidencije. Ako netko nije unesen kao član u Evidenciju, prvo ga tamo dodajte, pa ga tek onda možete označiti kao prisutnog na Skupštini.
- Kvorum se ne računa automatski ako ne unesete “Ukupan broj članova tijela” to polje je nužno za izračun.
- Prag za kvorum u aplikaciji je fiksno postavljen na više od 50%. Ako vaš statut propisuje drugačiji prag, izračun ćete morati provjeriti ručno.
Vođenje Skupštine u UdrugaPlusu svodi se na tri koraka: dodajte prisutne iz Evidencije, upišite ukupan broj članova tijela i popunite dnevni red i zapisnik. Kvorum se izračuna sam, a gotov zapisnik dobivate jednim klikom kao PDF spreman za arhiviranje.