Upravni odbor se sastao, dogovorili ste nekoliko stvari, a tjedan dana kasnije nitko se ne sjeća točno što je odlučeno. Poznata situacija svakoj udruzi koja sastanke ne bilježi uredno. U UdrugaPlusu za to postoji tab Sastanci, gdje u par minuta zabilježite tko je bio prisutan, o čemu se raspravljalo i što je dogovoreno, a gotov zapisnik dobivate kao PDF spreman za arhiviranje.
Sastanak ili skupština, ista forma
Prije nego krenemo na korake, vrijedi objasniti jednu stvar: u UdrugaPlusu Sastanci i Skupštine dijele isti alat. Pri kreiranju novog zapisa birate vrstu, Sastanak ili Skupština, a sva ostala polja su identična. Razlika je samo u oznaci koja se prikazuje u pregledu i na ispisu. Ako vas zanima detaljnije vođenje skupštine, uključujući automatski izračun kvoruma, o tome pišemo u zasebnom članku.
Kako kreirati novi sastanak
- Otvorite tab Sastanci u glavnoj navigaciji.
- Kliknite na gumb + Kreiraj sastanak.
- Pod poljem “Vrsta” ostavite odabrano Sastanak.
- Unesite naziv (npr. “Sastanak Upravnog odbora, ožujak 2026”).
- Upišite datum, vrijeme i mjesto održavanja.
- Po želji upišite “Način sazivanja” (npr. e mailom, pozivom, oglasnom pločom).
Popis prisutnih
Prisutne ne upisujete ručno kao tekst, nego ih birate iz postojeće Evidencije preko padajućeg izbornika “+ Dodaj osobu…”. Svaka dodana osoba je po defaultu označena kao prisutna, a klikom na gumb je možete prebaciti u status “Odsutan” ako je netko naknadno otkazao dolazak. Ako netko nije unesen u Evidenciju, prvo ga tamo dodajte, pa ga tek onda možete birati za sastanak.
Dnevni red i zapisnik
Ispod popisa prisutnih nalaze se dva slobodna tekstualna polja:
- Dnevni red točke koje se raspravljaju na sastanku.
- Zapisnik sam tijek rasprave, donesene odluke i zaključci.
Oba polja pišete slobodnim tekstom, onako kako vašoj udruzi najviše odgovara, bez unaprijed zadanog obrasca koji biste morali pratiti.
Ispis zapisnika kao PDF
Kad je sastanak spremljen, na njemu se pojavljuje gumb Ispiši zapisnik. Klikom na njega generira se pravi PDF dokument sa zaglavljem udruge, popisom prisutnih, dnevnim redom i tekstom zapisnika, odmah spreman za preuzimanje ili printanje i potpis.
Pregled svih sastanaka
Popis sastanaka prikazan je kao kartice, poredane od najnovijeg prema najstarijem, sa svakom karticom prikazuje naziv, vrstu, datum, mjesto i broj prisutnih naspram ukupnog broja dodanih osoba. Iz svake kartice možete izravno otvoriti sastanak za uređivanje, ispisati zapisnik ili ga obrisati.
Redovno vođenje zapisnika u UdrugaPlusu ne mora oduzimati puno vremena. Unesete prisutne, upišete dnevni red i zapisnik, a gotov dokument spreman za arhiviranje dobivate jednim klikom. Najbolje je zapisnik unijeti odmah nakon sastanka, dok su detalji još svježi u sjećanju.